Toutes entreprises de transport, routier, aérien, maritime et ferroviaire ont besoin d’organiser l’usage des véhicules au sein de l’entreprise, de garantir leurs disponibilités en temps utiles et d’optimiser le coût d’utilisation. Ces opérations, avec la suivit des déplacements des véhicules et des comportements des chauffeurs entrent dans le cadre de la gestion de flotte.
Le gestionnaire de flotte avec les outils utilisés
Un gestionnaire de flotte est la personne chargée d’organiser et de maintenir un parc automobile dans une entreprise. Cette tâche peut aussi bien concerner le transport routier de passagers ou de marchandises, le transport maritime avec la gestion des navires et le transport ferroviaire comprenant la gestion des trains et des wagons. Le transport aérien avec la gestion des aéronefs entrent également dans ce cadre. Ce gestionnaire, comme son nom l’indique à prendre en compte les démarches administratives liés à l’ensemble de la flotte notamment, la carte grise des véhicules avec les systèmes de Bonus-Malus et les impondérables comme les amendes et les sinistres. C’est aussi le cas de la prise en charge des dépenses liéss à chaque véhicule, notamment carburant, péages, entretien entre autres. Dans bien des cas, le gestionnaire a à passer des contrats avec des prestataires de services externes comme des concessionnaires, des assureurs et des loueurs pour mener à bien sa mission. Le responsable de la gestion de flotte doit donc avoir une maitrise de la règlementation en vigueur relative aux véhicules et son entourage, notamment en lien avec la fiscalité automobile, mais aussi les autres aspects techniques. Il a également à passer l’analyse des coûts de gestion du parc automobile et de pointer les véhicules ainsi que les conducteurs. Ces taches sont d’une importance capitale au sein de l’entreprise, mais sont souvent mises au second, voire au troisième plan dans un TPE ou de PME. C’est souvent un comptable, une assistante ou un responsable au sein d’un service général qui prend en charge le travail. Ce gestionnaire prend en charge en même temps la gestion d’un autre service, comme l’informatique ou la téléphonie entre autres. Pourtant, pris en charge correctement, il permet de réaliser des économies en faveur de l’entreprise.
Outil utilisé et facteur ’influence de la gestion de flotte
Pour aider le gestionnaire de flotte dans sa mission, des recherches pour une nouvelle technologie adaptée au parc automobile ont été menées. Il peut donc utiliser la géo localisation et divers logiciels informatiques pour optimiser sa gestion. Le logiciel ne permet certes pas un traitement automatique, mais apporte un gain de temps certain. Le gestionnaire doit donc écrire pour mémoire les données sur un registre spécifique permettant de les conserver et d’interpréter en temps voulu les informations. Cela vise en effet à l’optimisation des coûts liés à la flotte, mais aussi à pouvoir gérer les besoins humains de l’entreprise dans la négociation de contrats ou la gestion des sinistres entre autres. Certaines entreprises font même appel à des prestataires externes pour la gestion de flotte. En tout cas, pour mettre en œuvre ce type de gestion, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs facteurs à la fois. Tels est par exemple le type de marchandise à transporter. Pour une marchandise spécifique, il est nécessaire d’utiliser un véhicule à fonctionnalités défini. Tel est le cas du transport de produit alimentaire nécessitant d’espace réfrigérant ou le transport de l’or, nécessitant des parois consolidées. Pour les marchandises non spécifiques, il est toujours indispensable de se référer à son poids et à son volume entre autres. Pour un voyage sans marchandise, mais avec personnel, comme des commerciaux par exemple, le gestionnaire de flotte pense à l’usage de véhicule adapté, autre que le véhicule utilitaire. Le type long ou court du trajet avec l’espace géographique sont aussi important.
